Thông báo thư trúng tuyển phỏng vấn là việc làm thường thấy trong công tác tuyển dụng nhân sự. Việc làm này tạo ra cơ hội để nhà tuyển dụng tiếp xúc trực tiếp với ứng viên.
Sau khi nhận được cv của các ứng viên, bộ phận tuyển dụng tại các công ty sẽ có trách nhiệm sàng lọc để chọn ra hồ sơ phù hợp nhất để gửi thư thông báo trúng tuyển phỏng vấn. Việc làm này khá dễ dàng đối với những nhân sự lâu năm, nhưng nếu là người mới thì bạn nên soạn thư như thế nào? Câu trả lời sẽ được trình bày cụ thể như sau.
Thư thông báo trúng tuyển phỏng vấn có ý nghĩa như thế nào?
Đối với doanh nghiệp, thư mời phỏng vấn được bộ phận tuyển dụng nhân sự thực hiện. Công việc này tưởng chừng đơn giản nhưng đôi lúc lại gây khó khăn đối với người chưa có kinh nghiệm. Họ cần tham khảo cách viết thư theo mẫu chung hoặc tìm cách thay đổi hướng trình bày để tạo sự chuyên nghiệp và để ứng viên dễ dàng xem xét việc phỏng vấn.
Đối với ứng viên, việc nhận được thư mời phỏng vấn vô cùng quan trọng để có cơ hội tìm được việc làm. Vì thế, thư mời phỏng vấn theo đúng trình tự và đầy đủ thông tin được nêu sẽ giúp chúng ta có thể hiểu rõ quy trình tuyển dụng và thực hiện đúng yêu cầu mà nhà tuyển dụng đưa ra.
Ngày nay, việc dùng thư gửi thông báo trúng tuyển đến địa chỉ tại nhà trở nên ít phổ biến. Bởi sự phát triển của các phương tiện điện tử, việc gửi mail được hầu hết các nhà tuyển dụng lựa chọn. Trong đó, gửi thư thông báo bằng mail có những thuận lợi về thời gian thực hiện nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và công sức cho doanh nghiệp và cả ứng viên.
Các trình bày thư thông báo trúng tuyển phỏng vấn
Để đảm bảo thư mời phỏng vấn đầy đủ các phần chi tiết theo chuẩn chung, khi soạn thư các bạn cần nêu đầy đủ các vấn đề cơ bản theo mẫu sau:
Thư mời phỏng vấn: (Tên ứng viên) thân mến!/Chào bạn!
Bộ phận nhân sự của(Tên công ty) đã nhận được cv ứng tuyển của bạn cho vị trí(Vị trí ứng tuyển).
Sau khi xem xét cv của bạn, chúng tôi cảm thấy rất ấn tượng và mong bạn có thể tham gia buổi phỏng vấn trực tiếp tại công ty.
(Địa chỉ công ty)
(Khung thời gian phỏng vấn)
Bạn sẽ phỏng vấn trực tiếp với Trưởng bộ phận (Tên bộ phận tuyển dụng) là anh/chị(Tên người tuyển dụng), có thể thêm số điện thoại liên hệ.
Bạn có thể lựa chọn khung giờ thích hợp và xác nhận mail. Mọi thay đổi có thể phản hồi trong vòng 24h.
Những lưu ý: Khi đến vui lòng mang theo hồ sơ bao gồm: Cv, đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, bằng cấp và các giấy tờ liên quan, chứng minh nhân dân, hộ khẩu.
Vui lòng liên hệ gặp anh/chị(Tên người hướng dẫn) để được sắp xếp.
(Tùy quy định của công ty sẽ có phần chú ý dành cho ứng viên như: Nếu đến trễ sẽ không được phỏng vấn)
Trân trọng,
(Tên người tuyển dụng)
(Chữ ký).
Nguyên tắc trình bày thư thông báo trúng tuyển phỏng vấn
Về nội dung: Cần trình bày đầy đủ thông tin cho buổi phỏng vấn. Trong đó, phải đảm bảo các thông tin quan trọng rõ ràng và chi tiết như: Thời gian phỏng vấn, địa điểm, người liên hệ khi đến phỏng vấn, các lưu ý quan trọng. Đưa các khung giờ phỏng vấn để ứng viên lựa chọn và đề nghị họ xác nhận mail để bạn biết rằng họ có nhận được mail hay chưa và ứng viên sẽ quyết định có đến hay không.
Ngôn ngữ trình bày thuộc văn phong hành chính trang trọng, thế nên cần sự ngắn gọn, mạch lạc. Đặc biệt, phải luôn có sử dụng từ “Cảm ơn” hay “Trân trọng” để tạo sự chuyên nghiệp, lịch sự. Hãy để các ứng viên hiểu rằng nhà tuyển dụng xem trọng buổi phỏng vấn và rất vui khi họ đến.
Về hình thức: Viết mail không quá dài mà chỉ cần đề cập những nội dung chính bởi trong quá trình phỏng vấn chúng ta có thể trao đổi thêm với ứng viên. Cần phân khoảng cách giữa các đoạn nội dung(thường viết 3 dòng cách 1 đoạn). Đối với những câu quan trọng có thể in đậm, hoặc viết hoa, in nghiêng. Tránh bôi quá nhiều màu sắc khác nhau sẽ gây khó khăn cho người xem.
Với cách trình bày nêu trên giúp bạn có thể an tâm soạn thư thông báo trúng tuyển phỏng vấn để gửi đến các ứng viên của mình. Bên cạnh đó, chúng ta có thể tham khảo các mẫu thư khác nhau và xem qua các thư mà đơn vị mọi người đang sử dụng để làm đúng với yêu cầu trong công tác tuyển dụng nhân viên.